#12 Mi odio a las agendas y cómo he conseguido ahorrar tiempo cada semana
¡Hola! Soy Jesús Luque y esta es mi newsletter Working Smarter.
Todos los miércoles comparto consejos e ideas que te ayuden a potenciar tu productividad digital.
Desde pequeño siempre me ha gustado hacer las cosas a mi manera, llámame raro… o cabezota.
Había ocasiones en que era muy muy diferente al resto, pero me daba igual.
Por ejemplo, recuerdo que en el colegio odiaba las agendas.
No sé por qué, pero no me resultaban útiles. El simple hecho de tener que cargar con ella ya me parecía un coñ*zo.
Sin embargo, a todos mis compañeros les encantaban.
Disfrutaban cuando llegaba septiembre y se recorrían las librerías del pueblo para comprarse una agenda súper mega guay.
La usaban para escribir el horario de la semana, las fechas de los exámenes, las tareas que hacer…
Pero no solo eso. También escribían los cumpleaños de sus amigos y un sinfín de dibujos y subrayados para decorarla.
Y en cambio, yo… un desastre.
Tenía dos folios doblados en el bolsillo pequeño de la mochila, sucios, manchados y llenos de tachones.
Con eso me bastaba.
Uno lo utilizaba para las fechas o vencimientos importantes (exámenes, trabajos, etc…).
Otro con cinco palabras (lunes, martes, miércoles, jueves y viernes) donde escribía lo que tenía que hacer cada día sí o sí.
De adulto, las cosas han cambiado, aunque también tengo mis propios métodos…
La edición de hoy está patrocinada por Tadatic:
Creo que todos somos conscientes de que la tecnología está cada vez más presente en nuestras vidas. Y si has buscado trabajo recientemente, más te das cuenta de ello.
Hace poco vi una newsletter en la que cada 15 días te cuentan lo mejor del mundo Tech, consejos, debates… ¡Y más sorpresas interesantes!
El proyecto se llama Puente Tecnológico, la newsletter de Tadatic, una startup dedicada a la captación de talentos tecnológicos para las empresas:
La newsletter que te ayudará a mantenerte al día de todo lo relacionado con el mundo Tech
📢 Si quieres patrocinar Working Smarter, tienes toda la información aquí.
La era del calendario digital
Agendas no, pero tener un calendario que complemente a tu cerebro digital es una muy buena opción.
Y te cuento por qué.
Vivimos en una época en la que tenemos la semana llenas de reuniones, citas y tareas.
Esta es la realidad.
Y tener claro qué es lo que tienes que hacer en cada momento es una gran liberación.
Es centrarte en producir y no estar pensando continuamente qué es lo que tienes que hacer y que no se te puede olvidar.
Gracias a la tecnología, tenemos herramientas que nos facilitan el proceso y que evidentemente, es mejor que tener dos folios sucios sueltos por ahí.
Te hablo de Google Calendar (existen múltiples opciones) y gracias a ella:
Anoto cualquier evento, reunión o cita que tenga una fecha concreta
Tengo avisos y notificaciones para saber cuándo tengo que hacer algo concreto
Bloqueo ciertos períodos de tiempo para el trabajo más creativo (escribir contenido para esta newsletter, pensar en estrategias, etc…) y donde no puedo permitirme distracciones
A su vez, puedo ver la información y modificarla desde cualquier dispositivo.
Y no solo eso, sino que para el trabajo en equipo es genial, ya que puedes poner información adicional como la sala de Google Meet, la programación de la reunión o el objetivo de la misma.
Y si alguien cancela o modifica la reunión, se actualiza automáticamente para todos los invitados.
Y estarás pensando…
Todo el mundo conoce Google Calendar.
Sí, lo sé.
Muchas personas lo utilizan ya, pero si te soy sincero, pocas son consistentes.
Y es que en el momento que no tienes un sistema detrás y hay citas que no apuntas en Google Calendar, dejas de tener un sistema confiable.
Porque justo en ese momento, empezarás a utilizar tu cabeza para guardar información, y llegará un punto en el que no sabrás qué es lo que tienes apuntado y qué no.
El consejo gratuito de hoy que te ahorrará decenas de emails cada mes
Cuando estuve trabajando en Airbus, el intercambio de correos para poner las reuniones era preocupante.
Pepe: “¿Qué tal reunirnos el martes que viene para el tema X?”
Manuel: “Me viene regular, mejor el miércoles por la mañana.”
Pepe: “Genial, ¿qué tal sobre las 11:30? Si no dime una hora que te venga bien.”
Manuel: “Justo ahí tengo otra reunión. ¿Qué tal a las 13?”
Pepe: “Perfecto. Te envío la convocatoria”.
Cinco emails, en diferentes días y que te interrumpen de tus tareas importantes.
Imagínate qué ocurre si entran varias personas en la ecuación… el número de emails aumentan.
¿Cómo evitar esto?
Utilizando una herramienta como Cal.com. Gratuita, sencilla y eficaz.
Lo único que tienes que hacer es sincronizar la herramienta con tu calendario de Google Calendar y enviar a tu cliente/compañero un enlace personalizado.
A la otra persona le aparecerá un calendario con las fechas y las horas que tienes disponible.
Solo tendrá que elegir un día que le venga bien y se programará automáticamente.
Nada de emails.
Nada de pérdidas de tiempo.
Directo y al grano.
Yo mismo lo utilizo para las personas que alquilan mi mente durante 90 minutos.
Ahora bien, si quieres recibir todos los miércoles un consejo como este, que te ahorre tiempo y dinero… deja tu email aquí debajo.
Un abrazo,
Jesús.-