¡Hola! Soy Jesús Luque y esta es mi newsletter Working Smarter.

Todos los miércoles comparto consejos e ideas que te ayuden a potenciar tu productividad digital.

— Esta es la tercera parte sobre la metodología Inbox Zero. Puedes leer aquí la primera y la segunda —

Hay una frase que no puede ser más cierta.

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine” Cyril Northcote

Es decir, si tienes que hacer una tarea en una hora, da igual que te lleve quince, veinte o treinta minutos, que tardarás una hora.

Eso es así. Y con el email ocurre exactamente lo mismo.

Si no eres tú el que limita el tiempo que pasas en él, se convierte en indefinido y por consecuente, en una pérdida de tiempo.

Por eso, tener claro cuándo vas a abrir el email, cuánto tiempo tienes para ello y qué es lo que tienes hacer es una de las claves para una buena organización digital.

En el email de hoy te voy a contar justamente eso.

Cómo vaciar tu bandeja de entrada de forma productiva.

La edición de hoy está patrocinada por Emprende Melón:

Montar un negocio nunca es tarea fácil. Y menos aún, si lo intentamos en solitario.
Si tu idea es crear un proyecto y empezar a montártelo por tu cuenta, dedicar horas al principio es obligatorio, pero aún más es acercarte a personas que saben más que tú.
Los comienzos siempre generan dudas, miedos y esa sensación de que nadie te entiende.
En cambio, la newsletter de Emprende Melón te lo pone fácil.
Recibirás consejos, herramientas y experiencias reales para gestionar mejor tu empresa o empezar de una vez por todas tu propio proyecto.
Consejos gratis aquí
Si entras y no te gusta, siempre puedes darte de baja y dejar de recibir emails que entorpecen tu bandeja de entrada 😄

📢 Si quieres patrocinar Working Smarter, tienes toda la información aquí.

El flujo de trabajo que sigo en mi email

Cada día, al finalizar mi jornada, abro el email con un único objetivo: vaciar la bandeja de entrada.

El proceso que sigo es siempre el mismo. Voy al correo más antiguo, lo abro, y tomo una decisión en función de lo que tenga que realizar.

Así uno a uno hasta que la bandeja de entrada se quede a cero.

En cuanto a las decisiones que puedo tomar con cada correo, son seis:

1.- Archivar (e)

Si es información pasajera o no requiere ninguna acción por mi parte, lo archivo utilizando el atajo de teclado “e”.

Es importante diferenciar aquí si el correo pertenece a una empresa de la cual no nos gustaría recibir más correos, ya que en este caso, deberíamos desuscribirnos o bloquearlo en caso de Spam.

2.- Responder rápidamente (r)

Si el email necesita respuesta y creo que puedo hacerlo en menos de 3-5 minutos, lo respondo, y posteriormente, lo archivo.

Si es un email largo y requiere un mayor tiempo para responder, lo apunto en mi gestor de tareas.

3.- Apuntarlo en mi gestor de tareas

Tanto en el caso anterior, como si tras leer el email necesito hacer cualquier tarea, lo apunto en Notion.

Lo único que hago es escribir una breve explicación de la tarea y establezco una fecha para hacerla. Desde este momento, me olvido por completo hasta que llegue ese día y me aparezca en las tareas a realizar.

En el caso de responder a un correo, incluyo la url para que pierda el mínimo tiempo posible el día que tenga que hacerlo.

4.- Apuntarlo en el calendario

Si el correo es para planificar una reunión, o necesito acordarme de esa información en una fecha concreta, utilizo Google Calendar.

Así, puedo ver qué citas y recordatorios tengo para los próximos días, o incluso comprobar rápidamente mi disponibilidad para cualquier evento.

5.- Añadirlo a tu carpeta de recursos

¿Qué ocurriría si estoy leyendo un correo y me resulta interesante lo que veo?

Antes, lo marcaba como no leído para que se quedase en el email y pueda verlo después. Sin embargo, nunca lo reutilizaba, porque la bandeja de entrada se convertía en un caos lleno de correos sin leer.

Ahora, lo que hago es enviar esa información a mi carpeta de recursos dentro de mi cerebro digital (Notion), y después, archivo el correo.

Así puedo acceder a él siempre que quiera, reutilizarlo para cualquier cosa y sin tener que molestarme visualmente en mi bandeja de entrada.

6.- Añadirlo a la lista para leer después

Si al contrario que antes, veo un contenido (vídeo, artículo, episodio de podcast…) que no me da tiempo a verlo y me gustaría hacerlo en un futuro, utilizo Save to Pocket.

De esta forma, cuando me apetezca leer contenido de internet entro desde el móvil/ordenador y veo lo que me interese.

El fin de esta serie de emails

Como recurso final, he creado una infografía sobre el sistema que te acabo de explicar y que te ayudará los primeros días.

Para obtenerla gratis, suscríbete a esta newsletter dejando tu email justo aquí debajo, y respóndeme con “Infografía Inbox Zero” al correo que te enviaré de bienvenida.

Ahora sí, doy por finiquitada esta serie de emails sobre la gestión del email, y en especial, la metodología Inbox Zero.

Es una metodología sencilla y eficaz, con la que pasarás de tener un email caótico y lleno de distracciones a una bandeja de entrada limpia, sencilla y vacía.

Espero que este contenido haya ayudado, que lo pongas en práctica y avances en tu productividad digital.

Un abrazo,
Jesús.-

P.D. Si vas a empezar o estás iniciando un nuevo proyecto, aquí tienes el enlace para unirte a la newsletter de Emprende Melón.

P.D.2 Durante las próximas semanas voy a estar varios días en Madrid. Si estás por allí y te apetece una cerveza, escríbeme e intentamos cuadrarlo 😄

Working Smarter

#19 Inbox Zero: el día a día de mi email…