#5 El gran ladrón de tiempo que muy poca gente tiene en cuenta (Parte I)
¡Hola! Soy Jesús Luque y esta es mi newsletter Working Smarter.
Todos los miércoles comparto consejos e ideas que te ayuden a potenciar tu productividad digital.
La edición de hoy está patrocinada por Notion:
Notion es la herramienta que más utilizo todos los días. Y no solo es la que he elegido para construir mi cerebro digital, sino que también la utilizo para:
Creación de contenidos y calendario editorial, gestión de tareas diarias, gestión de proyectos, desarrollo de ideas, finanzas personales, etc…
Si te soy sincero, ahora mismo no podría vivir sin ella.
📢 Seguimos sin patrocinador esta semana, y he vuelto a recomendar uno de los servicios que utilizo cada día. Si te gustaría salir en la próxima edición de Working Smarter, tienes toda la información aquí.
Cuando terminé la carrera de Ingeniería Industrial, me especialicé en la filosofía Lean Manufacturing, y me encargaba de ayudar a optimizar los procesos de las empresas aumentando su productividad.
Hubo un caso muy concreto que quiero contarte.
Aunque es muy simple, aprendí mucho. Ay… todavía me acuerdo de Bigotes, el manager de la fábrica.
Todavía lo tengo grabado en mi mente, porque me recuerda que en ocasiones la solución la tenemos delante aunque no seamos capaces de verla.
Te explico:
Piensa en una nave.
A la derecha, varios puestos de trabajo con seis empleados.
A la izquierda, estanterías llenas de materiales donde están continuamente entrando personal de otra nave (personal que reponía el material, otros empleados de la empresa, etc…)
En rojo, la toma de agua fría de la nave.
La visualizas, ¿no?
El quid de la cuestión es que para un proceso de fabricación óptimo, cada 90 minutos el operario necesitaba enfriar su herramienta principal en un cubo de agua fría.
Es decir, cuando se cumplía ese tiempo de trabajo, cualquiera de los seis operarios dejaba su puesto para caminar hacia la toma de agua, llenar un cubo y volver a su puesto inicial —puedes ver el ejemplo en línea verde en la imagen—.
El trayecto duraba unos diez minutos (ocho para ir y volver, y dos para llenar el cubo).
Bigotes llevaba más de diez años en la empresa, y desde que entró, se hacía el mismo proceso.
Nos pusimos al lío y empezamos a analizar el caso.
Surgieron algunas ideas de mejora, pero hubo una, que la vimos muy claro (aunque Bigotes no estaba de acuerdo).
Nuestra propuesta de mejora
Tras semanas de trabajo, teníamos una primera hipótesis bastante clara.
Acercar la toma de agua.
Bigotes y su compañero Lameculos (creo que no hace falta explicar por qué) seguían empecinados en que no merecía la pena. Su argumento se basaba en poco ahorro y gran inversión.
Así que pasamos a la siguiente fase, la medición.
Y no hay mejor forma de validar una hipótesis que los datos.
Una semana de pruebas fue suficiente para dar con el cuello de botella de aquel proceso.
Los datos eran claros.
22 minutos de media tardaba un operario en salir de su puesto de trabajo y volver a él para llenar el cubo de agua.
Esto es… ¡más del doble del que creían!
Nos dimos cuenta de varias cosas como:
La toma de agua no siempre estaba libre, así que a veces el operario tenía que esperar para poder llenar el cubo
A veces se aprovechaba el viaje para otras tareas pendientes, paralizando la fabricación
Otras se aprovechaba para charlar con algún reponedor o empleado que se encontraban de camino y hacía semanas que no veían
Poniéndolo sobre la mesa, el tiempo de cada empleado que no aportaba valor al proceso era sobre una hora y media aproximadamente.
Estimamos que trasladando o poniendo una segunda toma de agua a menos de un minuto de distancia entre los puestos de trabajo se reduciría esos 22 minutos de media a 2-3, y ganaríamos más de una hora diaria por trabajador.
No sé tú, pero una hora por seis trabajadores son aproximadamente 100€ al día.
Mucho dinero al mes, y al año.
Un dinero que silenciosamente hacía a la empresa menos competitiva.
Hasta Bigotes nos felicitó.
Cuando hablamos de pérdidas de tiempo, subestimamos la realidad
Algo tan simple como crear una toma extra de agua supuso una mejora enorme en aquella empresa.
El gran problema es que desde dentro no era tan claro.
Y aunque quizá tú si lo hayas visto desde el principio, estoy completamente seguro de que esto mismo te está ocurriendo en otras áreas de tu vida.
Te pongo un ejemplo.
En la organización digital, creemos que somos bastante ordenados y que es suficiente para trabajar.
Pero la realidad nos dice que NO es así.
Tardamos más tiempo del que creemos cuando buscamos cualquier documento —según un estudio de Missouri se estima que un trabajador promedio utiliza 67 minutos de su jornada laboral para buscar documentación necesaria para poder trabajar—.
Y no solo eso, sino que se demostró que reducir este tiempo, suponía una mejora consistente en la calidad del producto y en el número de errores que se cometían durante el proceso.
Además de esto, también se ha demostrado que perdemos a diario documentos e información que necesitamos y que nos harían el trabajo mucho más fácil.
Esto ocurre por una sencilla razón, nadie nos ha enseñado a organizarnos o a gestionar nuestro conocimiento, y menos en un mundo tan nuevo como el digital.
Un método
Al igual que no tenía sentido tener una toma de agua a 10 minutos de distancia, tampoco tiene sentido tener en tu ordenador miles de documentos mezclados (los que usas y los que no).
La mejor manera que he descubierto y que más me ha ayudado es el sistema PARA, de Tiago Forte. Un método que se basa en la accionabilidad de la información.
Se compone de cuatro carpetas principales ordenadas de mayor a menor accionabilidad:
Proyectos
Áreas
Recursos
Archivo
Y de esta forma, tengo a mano todo lo que uso a diario, y en otro sitio completamente distinto lo que no voy a volver a utilizar (proyectos activos vs archivo).
Pero esto te lo explicaré en la próxima edición de Working Smarter :)
Para recibirla el próximo miércoles, deja tu email justo aquí debajo y te la enviaré encantado.
Es gratis, y si no te gusta, puedes darte de baja cuando quieras.
Un abrazo,
Jesús.-
P.D. El caso no es real (temas de privacidad), pero la idea sí, y espero que la hayas entendido :)