#16 El mal uso del email (Parte I)

¡Hola! Soy Jesús Luque y esta es mi newsletter Working Smarter.

Todos los miércoles comparto consejos e ideas que te ayuden a potenciar tu productividad digital.

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El email (al que muchos dieron por muerto hace unos años) se ha convertido en una de las herramientas más utilizada en nuestro trabajo.

Y no solo eso, si me sigues desde hace meses sabes que gestionar la manera en que interactuamos con la información que nos rodea es cada vez más importante en nuestra vida laboral y personal.

Por eso, el email es una de las herramientas que debemos cuidar muy bien, ya que se puede convertir en una máquina de distracciones y pérdidas de tiempo.

El otro día compartí esta foto en Twitter.

Mi bandeja de entrada siguiendo la metodología inbox zero

Hace años que sigo la metodología inbox zero, es decir, mantener la bandeja de entrada sin ningún tipo de email (sobre todo al acabar la semana).

Y es que, el aspecto y los resultados son muy diferentes a este otro tipo de bandejas de entrada con más de 3.087 correos pendientes.

Por eso, visto el interés que generó la imagen, he decidido escribir dos ediciones de Working Smarter para profundizar en esta metodología y que tú mismo puedas aplicarla en tu día a día y aumentar tu productividad digital.

El lado oscuro del email

Cada uno hemos ido creando nuestra forma de trabajar con el email.

Y esto está muy bien, porque no solo es algo personal, sino que cada uno es libre de hacer lo que quiera.

Sin embargo, si queremos mejorar nuestra productividad digital y dejar de perder demasiado tiempo con ello, desconcentrarnos o alargar aún más las tareas más importantes, debemos tener en cuenta que:

1.- El email no es un lugar donde acumular basura

Un profesor me dijo una vez:

“No es más limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia”

Me puso un ejemplo sobre una fuga de agua en una habitación.

Te explico.

No es más limpio la persona que pasa cada dos horas para quitar el agua del suelo con la fregona, sino la persona que va en busca de la fuga, y la corta de raíz para que no vuelva a ensuciar más.

Pues en el email ocurre exactamente lo mismo.

Nos pasamos el día abriendo y eliminando emails basura, cuando lo único que tienes que hacer para evitarlo es desuscribirte de todas las listas que hace tiempo que no lees y bloquear mensajes promocionales para no volverlos a recibir.

2.- El email no es un lugar donde guardar información que quieras recordar

Guardar información en el email es como guardar algo de forma visible en la entrada de tu casa.

Lo vas a estar viendo continuamente.

Esto impedirá que puedas cerrar el bucle de tu mente y que aumenten tus distracciones mientras trabajas.

Y no solo eso, en el email es muy difícil construir una estructura organizacional clara y accesible en cuestión de segundos, a diferencia de un cerebro digital en Notion u otras aplicaciones para este fin.

3.- El email no es un lugar para enviarte recordatorios en fechas concretas

Como verás en la próxima edición de esta newsletter, las notificaciones es una de las primeras funcionalidades que deberás eliminar de tu aplicación de correo electrónico.

Por lo tanto, enviarte un email varias veces para recordarte algo no tiene ningún sentido porque:

1. No lo verás en el momento que lo necesites

2. Existen mejores aplicaciones para ello, y así no tendrás este tipo de información en diferentes sitios

4.- Los correos sin abrir del email no son una checklist de tareas que tienes que hacer

Dejar emails como no leídos para recordar tareas que debes hacer (como si fuese una checklist) es una muy mala idea.

Y te explico por qué.

• Con listas interminables de tareas perderás el foco y la facilidad para priorizar las tareas que realmente son valiosas para tu negocio

• Tendrás tus tareas y la información sobre ellas en diferentes aplicaciones, lo que significará pérdidas de tiempo y de información

• Al igual que he comentado antes, estarás viendo continuamente estas tareas, lo que provocará una pérdida de foco y un aumento de distracciones y procrastinación en tu día a día

5.- El email no es una aplicación para tener abierta todo el día

Tener el correo abierto constantemente no solo es sinónimo de perder tiempo, sino de convertirte en una marioneta.

Me explico.

Si desde que empiezas a trabajar abres el email, tu trabajo se basará en responder a otras personas, hacer las tareas que ellas te proponen, etc…

Dejarás de tener el control de tu agenda y de decidir cuánto tiempo dedicarle a tareas importantes para tu trabajo, porque te dedicarás a hacer lo que otras personas quieren que hagas.

¿Entonces? ¿Para qué es el email?

El email tiene una única función. Y bien clara.

Al igual que una tostadora sirve para tostar comida, y especialmente el pan, el email sirve para enviar y recibir nuevos correos. Es decir, una bandeja de entrada donde recibir nueva información cada día.

La semana que viene te explicaré cada uno de los pasos de la metodología inbox zero, y cuáles son las decisiones que debes tomar de cara a la gestión del email, de forma que seas tú quien domine tu tiempo, y no el resto de personas a tu alrededor.

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