#18 Cómo utilizo el email para aumentar mi productividad digital (Parte II)
¡Hola! Soy Jesús Luque y esta es mi newsletter Working Smarter.
Todos los miércoles comparto consejos e ideas que te ayuden a potenciar tu productividad digital.
— Esta es la continuación de la decimosexta edición de Working Smarter sobre el mal uso del email. Si aún no lo has leído, puedes hacerlo aquí —
Gestionar varias bandejas de entrada con cientos de correos es un caos por el que no volveré a pasar nunca.
No solo genera ansiedad, sino que acabas perdiendo información importante y dejas de confiar en una de las herramientas que más utilizas en tu día a día.
Tal y como te prometí hace un par de semanas, en esta edición voy a contarte un poquito más de la metodología que sigo para gestionar el email y de cómo puede ayudarte a ser más productivo y organizado en tu trabajo.
Los principios de Inbox Zero
Primero, lo primero
Es increíble como automatizamos algunas acciones diarias y las hacemos sin darnos cuenta.
Un ejemplo es el que ocurre cuando recibes correos promocionales o ediciones de newsletter a las que te apuntaste hace tiempo y que ya no te interesan.
Entras en tu bandeja de entrada, ves el correo y sin abrirlo, lo envías directamente a la papelera.
Mi pregunta es…
Si todos los días eliminas correos que no te interesan, ¿por qué no dedicas un minuto de tu tiempo a desuscribirte de todos ellos?
Reducir el número de correos que recibimos es el primer paso para optimizar nuestra gestión del email.
Una única bandeja de entrada
¿Tienes que consultar todos tus correos electrónicos en sitios diferentes?
¿Tienes varias bandejas de entradas dentro de una misma aplicación de correo?
Si has respondido que sí a algunas de las dos preguntas, déjame decirte que estás perdiendo muchísimo tiempo cada día.
Recuerda que la función principal del email es enviar y recibir nuevos correos.
Tener una única aplicación y bandeja de entrada te ayudará a simplificar y centralizar toda la información en un mismo sitio.
Yo utilizo Gmail, y ahí recibo todos los correos de las diferentes cuentas de empresa que tengo.
Puedes hacer lo mismo siguiendo las instrucciones de Google y buscando algún tutorial en Youtube.
Hazlo sencillo
En Gmail, solo necesitas una única bandeja de entrada donde aparezcan primero los correos no leídos.
Nada de etiquetas predeterminadas como “Importantes”, “Destacados”, “Social” o “Promociones”.
La bandeja de entrada debe ser limpia y sencilla.
A veces nos obsesionamos con la complejidad, con hacerlo más difícil y con añadir funciones avanzadas, cuando lo único que haces realmente es alejarte de la practicidad.
Piensa que cuanto más complejos sean tus sistemas, mayores dolores de cabeza tendrás en el futuro.
Por otro lado, intenta quitar cualquier ruido o distracción que aparezca en la pantalla principal de tu correo, como el chat en Gmail.
Todos estos consejos podrás modificarlo haciendo clic en la rueda dentada de ajustes que se encuentra arriba a la derecha.
Todos los emails son importantes
Esta sería la única frase con la que te diría que te quedases de esta metodología. Porque a diferencia de apilar emails que “no” son importantes, mi actitud es la siguiente:
Cada email recibido es vital, porque perder o no ver un solo email puede suponer un gran cambio en tu carrera profesional.
Desde un email con poca información o de spam, hasta un email con una oferta de trabajo. Porque nunca sabes cuándo puede ser uno u otro.
Te pongo un ejemplo.
Si tuviese 1.208 correos en mi bandeja de entrada, se me hubiese pasado el correo que recibí hace unas semanas de Francisco de Emprende Melón, afectando negativamente al crecimiento de Working Smarter.
Emprende Melón es una newsletter de ayuda para emprendedores muy interesante y que me hizo una propuesta de colaboración que no pude rechazar.
Por esto es muy importante reducir el número de emails basura que recibes, porque cuantos menos recibas, menos tiempo dedicarás al email.
Desactiva las notificaciones
Tú debes ser quien decida qué hacer en cada momento del día.
Para ello, el primer paso es desactivar todo tipo de notificaciones e interrupciones que te “obliguen” a consultar el email y responder a otras personas.
Define un horario para abrir el email
Si te soy sincero, esto es muy personal y he visto muchas opciones diferentes.
Para mí, es suficiente con una vez al día (suelo dedicar 15-30 minutos como cierre de la jornada). Sin embargo, dependerá del tipo de trabajo que tengas y los medios que utilices para comunicarte internamente.
Eso sí, más de 2-3 veces suele ser innecesario (aunque creas que no), porque nada es tan urgente como para no poder verlo unas horas más tarde.
Y si fuese algo súper urgente, debes definir otro canal de comunicación (teléfono por ejemplo).
Utiliza atajos del teclado
Una de las grandes mejoras que he realizado el año pasado es aprender y utilizar más los atajos del teclado.
Y es que al igual que para copiar y pegar se utiliza el típico Cmd+C y Cmd+V, en Gmail se pueden utilizar diferentes atajos para agilizar su uso.
Los que utilizo a diario son:
Redactar email: C (Compose)
Responder: R (Reply)
Responder a todos: A (Reply All)
Reenviar mensaje: F (Forward)
Archivar: E (Archive)
Enviar: Cmd+Intro
Mi flujo de trabajo
En la edición de la semana que viene (Parte III), te contaré el flujo de trabajo que sigo cada día para gestionar el email siguiendo la metodología Inbox Zero.
Para recibirla en tu bandeja de entrada, deja tu email aquí:
Un abrazo,
Jesús.-
P.D. Aquí para apuntarte a la newsletter para emprendedores de Emprende Melón.